Behandl data automatisk med det forbedrede Document Capture-modul

Skrevet af Kenneth Søe-Larsen
Publiceret 04/11/2022

Bunker af papir på dit skrivebord. Hele afdelinger, der bruger tid på at indtaste information på computeren, dag ud og dag ind. Det er situationer, vi ikke længere kan forestille os. Logistiske processer er blevet meget mere effektive. Det synes vi i hvert fald. I praksis tager processen med at digitalisere dokumenter stadig meget lang tid. Hver dag modtager du en belastning af fakturaer, ordrebekræftelser eller forsendelsesdokumenter. Du skal behandle alt dette i dit system. Med det fornyede Document Capture-modul sparer du tid og forhindrer, at medarbejderne manuelt skal indtaste alle dokumenter i din software.

OCR baseret på dokumentgenkendelse

“Optical Character Recognition” (OCR) er genkendelse af tekst og dens oversættelse til digitale data. Mange virksomheder er afhængige af denne teknik til at overføre alle slags analoge data til digital information. Problemet er dog, at mange programmer ikke kan fortolke forholdet mellem dataene. Derudover bliver tegn og bogstaver ofte misfortolket. Tænk for eksempel på et O og et 0 (nul) eller et I og et 1. Og hvis dokumentet ikke er placeret korrekt på scanneren, er problemerne uendelige. Dette resulterer i ustrukturerede data, der er ubrugelige til computersystemer. Desværre kræver det stadig ofte manuelle handlinger for at komme til nyttige data. Og det tager tid.

OCR opstod i begyndelsen af ​​Første Verdenskrig. Fysiker Emanuel Goldberg udviklede en maskine, der kunne oversætte enkelte tegn på papir til signaler til telegrafen. Tidligere brugte mange virksomheder mikrofilm til at opbevare dokumenter på en kompakt måde. Det var dog en udfordring at finde disse dokumenter igen. Goldberg brugte en fotocelle og en filmprojektor til at genkende disse mikrofilmmønstre. Dette er nu kendt som et af grundlaget for moderne OCR.

Den teknologiske udvikling åbner døre til nye funktioner

Nu, i 2022, går den teknologiske udvikling stærkt. Resultatet? Ved at kombinere teknologier som deep learning og kunstig intelligens kan vi tage OCR til et helt nyt niveau. Et niveau, der giver muligheder for dine processer. Blandt andet er fejl i genkendelsen af ​​dokumenter næsten nul. Og du kan behandle uendelige typer dokumenter, som du vil gendanne data fra. Derfor er denne teknik nu brugt i vores fornyede Document Capture-modul.

Behandle dokumenter automatisk via DataHub

Integrationsplatformen DataHub blev oprindeligt udviklet til at behandle strukturerede datafiler såsom EDIFACT, XML eller JSON. Men med al udviklingen inden for OCR har DataHub nu mulighed for at oversætte ethvert tænkeligt dokument til strukturerede data med Document Capture og behandle disse data direkte i 3PL Dynamics. Fra en PDF-fil til tekst i en e-mail eller et billede med tekst på.

Slut med at oprette fakturaer manuelt

Ved automatisk at behandle dokumenter sparer du tid. Uden tvivl. Du modtager fx en faktura fra din leverandør. Dine medarbejdere skal behandle dette dokument. I praksis resulterer det næsten altid i, at medarbejderen manuelt indtaster oplysningerne på fakturaen. Eller med lidt held ved at kopiere og indsætte dataene. Når du behandler fakturaen via DataHub, behøver du kun et visuelt tjek, før du gemmer fakturaen. Så skal du blot fokusere på undtagelserne, mens den største del automatisk behandles korrekt. Beregn hvor meget tid du sparer i forhold til selv at behandle fakturaer.

De fleste smarte OCR’er kan behandle 80 % af fakturaerne korrekt. Din medarbejder bruger 20 % af sin arbejdstid på disse fakturaer. Disse 20 % af fakturabehandlingen kan dog være mere kompleks og tage op til 80 % af medarbejderens tid. Lad os sige, at din medarbejder har brug for 2,5 dage til at behandle alle fakturaer. Medarbejderen sparer over en dag, når halvdelen af ​​disse komplekse fakturaer også behandles automatisk. Udfordr vores Document Capture-modul. Og oplev selv, hvor meget tid du kan spare.

Ønsker du mere information?

Med det fornyede Document Capture-modul bruger du kraften fra OCR i din egen ERP. Du behøver ikke bekymre dig om avancerede integrationsprocesser, men du arbejder med én integreret løsning, der fungerer på alle dele af din software. Vil du vide mere om mulighederne i det nye Document Capture-modul? Eller vil du vide, hvordan du kan spare tid i din organisation ved at automatisere processer med DataHub? Send en e-mail til info@bornerup.dk. Vi hjælper dig gerne til næste niveau.

Sig ja til holdbare forandringer i et langvarigt samarbejde, hvor vi kan regne med hinanden