Det perfekte hold til en problemfri start

Efter grundige overvejelser har du truffet den endelige beslutning. Du har fundet det perfekte setup til din organisation, kontrakten er underskrevet og starten på implementeringen er lige om hjørnet. Du kan ikke vente med at komme i gang med det nye system. Der er endnu en vigtig opgave på din liste, før du kan komme i gang: at vælge projektteamet. Hvem vil blive involveret under implementeringen? Og hvordan maksimerer du dine resultater?

Få mest muligt ud af din løsning

Implementeringen sker på relativt kort tid. Inden for tre måneder vil dit nye system være oppe at køre, og dine kolleger burde kunne bruge det. Det er ret meget arbejde for folkene i din organisation samt den nødvendige kapacitet for at få arbejdet gjort. Det er derfor vigtigt at vælge et stærkt, motiveret og afbalanceret team. Dette team skal være i stand til at træffe beslutninger, teste systemet og give en smidig introduktion til løsningen for alle i organisationen. Først da kan du få mest muligt ud af din løsning og maksimere supporten til dine processer.

Teamet

Et succesfuldt projektteam bringer dig tættere på en vellykket lancering. Efterhånden som implementeringen skrider frem, kan potentielle fejl løses direkte, og opsætningen vil passe problemfrit med din arbejdsgang, når dine systemer bliver operationelle. På den måde får du mere udbytte af implementeringen, når den er overstået. Men hvad er den rigtige sammensætning af teamet?

Den primære interessent

For det første består projektteamet af den såkaldte primære interessent, eller projektejeren. Dette er ofte ejeren eller den administrerende direktør i virksomheden. Den primære interessent har truffet beslutningen om en ny softwareløsning og har godkendt tilbuddet. Som interessent sikrer du, at der er enighed i organisationen om, at medarbejdere uden for projektteamet også bakker op om forandringerne. Derfor er du ikke aktivt involveret i implementeringen, men du holder dig orienteret. Det er derfor vigtigt, at interessenten inddrages i momenter som projektopstart, SIM1, SIM2 og lanceringen.

Projektlederen

Den anden vigtige rolle i projektgruppen er projektlederen. Projektlederen vælges normalt af din organisation. Som navnet antyder, styrer du som projektleder projektet og alt hvad dertil hører. Du faciliterer projektet ved at sikre, at de rigtige personer kan være med på en bestemt dag, og at konferencelokalet har alt det nødvendige udstyr. Kort sagt giver du værktøjerne til en fleksibel implementering. I en forholdsvis lille organisation kan rollen som projektleder også være en sideopgave for en af ​​de nøglebrugere, der er involveret i implementeringen.

Bornerups logistik - sjøfrakt

Nøglebrugerne

Den tredje vigtigste rolle – og muligvis den vigtigste – som vi skelner i projektteamet er nøglebrugerne. Som nøglebruger vil du modtage undervisning og træning fra Bornerups i, hvordan du bruger det nye system. Udover det er du ansvarlig for at træffe beslutninger under implementeringen. Dette er vigtigt for en vellykket lancering. Det er derfor nødvendigt at have folk i lokalet, som kan træffe beslutninger om indretningen sammen med konsulenten.

Nøglebrugerens ansvar
Udover at træffe beslutninger er nøglebrugeren også ansvarlig for import af stamdata. Konsulenten hjælper for eksempel med den første kontrakt, men resten skal du selv udfylde. Derefter skal processen testes i testmiljøet. Dette er endnu en vigtig opgave for nøglebrugeren. Når alt fungerer som det skal, begynder nøglebrugerne at træne slutbrugerne til at arbejde med den nye løsning.

Antal nøglebrugere i teamet
I gruppen af ​​nøglebrugere skal forskellige roller i organisationen være repræsenteret: fra en driftsleder til en lagermedarbejder. Organisationens størrelse, projektets omfang og antallet af funktioner bestemmer projektgruppens størrelse. For at opnå et optimalt resultat må dette hold ikke være for stort. Under implementeringen ønsker man så vidt muligt at undgå diskussioner, der kan påvirke vejen til succes. Alligevel skal kendskabet til forskellige arbejdsområder være til stede, da projektgruppen understøtter alle hovedprocesserne. Derfor består projektteamet i gennemsnit af to til fire nøglebrugere.

Teamwork er alfa og omega

Når projektteamet er blevet udvalgt, arbejder I sammen mod en vellykket lancering. Sammen sikrer vi, at alle problemer bliver løst. Vil du vide mere om implementeringen? Send en e-mail til info@bornerup.dk

Sig ja til holdbare forandringer i et langvarigt samarbejde, hvor vi kan regne med hinanden