Vigtigheden af stamdata for at forhindre integrationsfejl

Altid de nyeste tilgængelige oplysninger. Intet unødvendigt og tidskrævende indgangsarbejde. Og automatiske opdateringer til kunder om deres varer. Det lyder som en utopi. Men ved hjælp af integrationer kan du nemt indse alt dette. Via Boltrics’ DataHub-platform kan du kommunikere med alle kunder, leverandører og andre organisationer. Fra webshops til toldvæsen og fra din kundes system til dit eksterne regnskabsprogram. Automatisk via EDI. På den måde sparer du tid og minimerer de fejl, der opstår under dataindtastning.

Registrer integrationsfejl

Alligevel er det muligt, at der et eller andet sted i dit kommunikationsflow opstår en fejl. I tidligere blogs kunne du læse, hvordan du kan registrere og løse disse fejlmeddelelser. For eksempel, når det kommer til kommunikation mellem dit system og Exact Online. Eller beskeder med told. På den måde er du oppe at køre på ingen tid igen. Du løser dog fejlene bagefter. Når skaden allerede er sket, har du travlt med at lappe den sammen. Men forebyggelse er bedre end helbredelse! Derfor tjekker du også, om du har bundet dine snørebånd, inden du begynder at løbe, i stedet for at binde dem, når du er snublet, ikke? På samme måde kan du ofte også gøre dette let for de data, du behandler.

Håndter problemer i kernen

At løse en fejl en gang er selvfølgelig ikke noget problem. Det kan du hurtigt gøre. Det er anderledes, når fejlen skyldes et strukturelt problem. Det ødelægger den effektivitet, du har opnået før, og du vil skubbe vand op ad bakke. Det vil De gerne forhindre. Fjern derfor fejl i kernen: dataindtastning.

Validere indtastningen af data

Tag en forsendelsesordre som et eksempel. Webshoppen kontrollerer slutkundens kontaktoplysninger, inden de sendes til dig. På den måde kontrollerer din kunde også leveringsadressen, før han videresender den til dig. Med en statusændring kan du derefter tilføje dine egne checks. For eksempel at se fremad mod transportprocessen: udfyldes de nødvendige referencer? På den måde validerer du altid de data, der indtastes, og du og din kunde forhindrer, at processen går i stå eller en pakke ikke leveres.

 

Bornerups logistik - søfragt

Stamdata afgørende for en smidig proces

Før du behandler ordren, skal du vide, om dine stamdata er korrekte. Selvfølgelig ikke det hele, men specifikt til den proces, du bruger det i. Det samme gælder, når du binder dine snørebånd: Du tjekker sandsynligvis knuden på dine løbesko en sidste gang, mens du tankeløst tager dine træsko på.

For eksempel vil du sandsynligvis fokusere på havnereferencekoder, når du indtaster søfragtdokumenter. Eller på henvisninger fra transportøren med befragtning. Eller i andre situationer på specifikke egenskaber ved kundeartiklen. Du vil kontrollere disse data, når du indtaster dem, som med forsendelsen i eksemplet ovenfor. Når disse data mangler, vil din proces snuble og falde, når du allerede er oppe i fart. Og at mens du kunne have vidst fra det første trin, at dine snørebånd ikke var bundet.

For alle stamdata kan du oprette statusflow og kontrollere obligatoriske felter for processen.

Undgå fejl med korrekte data

Kort sagt, tidligere til din proces og de relaterede kommunikationsstrømme, kan du allerede forhindre mange fejl. Konfigurer kontroller for at gøre det. Eller lav aftaler med dine kunder om at levere dataene. Har du brug for hjælp til opsætning af statusflowene for automatisk at kontrollere, om alle obligatoriske felter er udfyldt? Kontakt os via kontaktsiden. Vores kolleger hjælper dig gerne.

Sig ja til holdbare forandringer i et langvarigt samarbejde, hvor vi kan regne med hinanden